Ihre Briefpost ganz einfach online empfangen - egal wo und wann.
Möchten Sie Ihre Briefpost auch dann erhalten wenn Sie nicht im Büro sind? Mit dem digitalen Briefkasten von REISSWOLF Österreich ist das ganz einfach möglich - jederzeit und überall.
Ihre Briefpost wandert vom Briefkasten auf das Smartphone oder Tablet
Egal ob Unternehmen oder Privathaushalte - viele Unterlagen und Dokumente werden nach wie vor per Briefpost zugestellt. Oft fehlt es jedoch gerade in Unternehmen an Ressourcen, um die Briefpost entgegenzunehmen, zu öffnen, zu sortieren und weiterzuleiten:
- Sie verreisen für längere Zeit?
- Ihr Büro ist länger nicht besetzt und niemand kann Ihre Post entgegennehmen und bearbeiten?
- Sie möchten, dass Ihre Briefpost papierlos und tagesaktuell als PDF verfügbar ist?
- Ihre Mitarbeiter:innen sollen Ihre Zeit nicht in adnimistrative sondern in wertschöpfende Aufgaben investieren?
Als langjährige Datenschutzinstanz und Spezialist in den Bereichen Digitalisierung sowie papierloses Büro bietet REISSWOLF für diesen Bedarf ein neues Service an - den Digitalen Briefkasten. Damit erhalten Sie Zugriff auf Ihre Briefpost - jederzeit und von überall aus, ganz einfach per App. So haben Sie Ihren Briefkasten immer dabei - auch wenn Sie nicht im Büro sind. Digitaler Posteingang - wortwörtlich:
1. Registrieren
Melden Sie sich einfach bei uns online an und beantragen Sie einen Nachsendeantrag bei der österreichischen Post für die Umleitung Ihrer Briefpost.
2. Tagespost scannen lassen
Ihre Post wird bei uns mittels High-End-Scanner gescannt und in ein PDF-Dokument mit Volltextsuche umgewandelt.
3. Per App abrufen
Die digitalisierte Eingangspost wird gesichert in die App dok. suite. von REISSWOLF übertragen.
So haben Sie wichtige Briefpost tagesaktuell und bequem mobil dabei.
Unser Service für Sie im Überblick:
- Tagesaktuelle Digitalisierung Ihrer physischen Briefpost
- Für Firmen- und Privatkunden
- Schneller und einfacher Zugriff über die dok.suite. App - jederzeit und überall
- Empfang Ihrer Briefpost, auch wenn Ihr Büro nicht besetzt ist
- High-End-Scan mit Volltexterkennung
- Zwischenlagerung der physischen Post für 90 Tage
- Vernichtung der Originale inkludiert (erfolgt gemäß DSGVO und ÖNORM S 2109-1)
- DSGVO-konforme und absolut vertrauliche Bearbeitung und Speicherung
Unsere Preise und Pakete im Detail:
Pro15 | Pro35 | Pro50 | ProXL | |
| Leistungsumfang | ||||
Anzahl der Empfänger 1 | 1 Empfänger | 1 Empfänger | 5 Empfänger | nach Bedarf |
Monatliche Briefsendungen inklusive | 15 | 35 | 50 | mehr als 50 |
Unbegrenzte Digitalisierung 2 | ||||
Abruf über App dok. suite. | ||||
Anforderung von Originalbelegen möglich 3 | ||||
Archivierung der Originale für 90 Tage 4 | ||||
Einrichtungsgebühr (einmalig) | 45,99 € | 45,99 € | 45,99 € | auf Anfrage |
Monatliche Kosten | 19,99 € | 37,99 € | 49,99 € | auf Anfrage |
Jede weitere Briefsendung 5 | 0,99 € | 0,95 € | 0,90 € | auf Anfrage |
Alle Preise Netto, zzgl. 20 % MwSt. | ||||
Pro15
Pro35
Pro50
ProXL
1) Bei Privatkunden: Sie können bis zu 11 Personen als Empfänger in Ihrem Privathaushalt hinzufügen – bitte beachten Sie dabei jedoch, dass die Zustellung der digitalisierten Briefpost für alle Empfänger nur an 1 digitales Postfach erfolgt.
2) Egal wie viele Seiten o. Ä. eine Briefsendung enthält - es werden alle Seiten digitalisiert. Wir erfassen und digitalisieren Briefpost (einschließlich Postkarten und Großbriefe bis zur Größe DIN A3). Ausgenommen von der Nachsendung und anschließenden Digitalisierung sind Dialogpost ohne Umhüllung und Express-Sendungen, Pressesendungen (z.B. Kundenzeitschriften), Postvertriebsstücke (z.B. Tageszeitungen) und Postfachsendungen, die von der Nachsendung ausgeschlossen sind. Päckchen und Paketsendungen liefert die Österreichische Post an den Kunden direkt aus. Gebundene oder geöste Dokumente werden nicht getrennt. Der Kunde erhält in diesem Fall einen Scan des Deckblattes mit einem gesonderten Hinweisblatt, dass es gebundene Folgeseiten gibt. Das Originaldokument kann dann bei Bedarf angefordert werden. Als vertraulich oder persönlich gekennzeichnete Postsendungen werden von REISSWOLF nicht geöffnet. Entsprechende Sendungen werden als Fotoscan im Webportal REISSWOLF f.i.t. und/oder in der mobilen Applikation dok. suite. angezeigt und können vom Kunden im Original angefordert werden.
3) Bis zur endgültigen Vernichtung nach Ablauf der Archivierungsfrist von 90 Tagen kann der Kunde jederzeit einzelne physische Briefsendungen kostenpflichtig im Original anfordern.
4) Prozessbedingt werden die Dokumente noch bis zu 30 weitere Tage archiviert, bevor diese dem Vernichtungsprozess zugeführt werden. Die maximale gesamte Archivierungsdauer beträgt sohin 120 Tage.
5) Über die im monatlichen Paketpreis inkludierten Sendungen hinausgehend.
Sie haben Fragen? Wir haben die Antworten.
Sie möchten mehr über unser Service erfahren? Sie haben detaillierte Fragen zur Abwicklung und zum Prozess des digitalen Briefkastens? Sie wünschen Beratung zu einer maßgeschneiderten Lösung für Ihr Unternehmen, angepasst an Ihre Bedürfnisse und über die oben definierten Pakete hinausgehend? Wir beraten Sie sehr gerne kostenlos und unverbindlich!
Die wichtigsten Antworten auf Fragen rund um den Digitalen Briefkasten.
Allgemeine Fragen
Was ist der Digitale Briefkasten von REISSWOLF?
Es handelt sich um eine sichere Lösung, um Ihre Briefpost in Zukunft digital an jedem Ort zu jedem Zeitpunkt einsehen zu können. Wir digitalisieren Ihre Tagespost und stellen diese über eine eigene sichere Cloud-Lösung zur Verfügung. Die Daten sind auf Datenbankservern in deutschen Rechenzentren gespeichert und bestmöglich geschützt. Darüber hinaus werden alle physischen Poststücke automatisch archiviert und je nach gewähltem Leistungspaket schlussendlich datenschutzkonform vernichtet.
Was passiert, wenn in einem Brief mehrere kleine enthalten sind?
Der Briefumschlag, der Ihre Identifikation trägt und ggf. weitere Briefe enthält, wird als größte Einheit digitalisiert. Die anderen Briefe werden ebenso geöffnet und inklusive des Umschlags dann zusammen gescannt und als ein Dokument zur Verfügung gestellt.
Welche Formate können die Postsendungen haben?
Ob Postkarte oder Großbrief bis zur Größe einer DIN A3 Postsendung - wir digitalisieren für Sie alles problemlos.
Wie werden geheftete, getackerte oder gebundene Unterlagen gescannt?
Das ist unterschiedlich, aber immer bestmöglich. Wir glätten die Originale, entfernen Heftklammern und Tackernadeln und digitalisieren dann alles. Gebundene oder geöste Dokumente trennen wir allerdings nicht, denn diese sind besonders schützenswert. Sie erhalten in diesem Fall einen Scan des Deckblattes mit einem gesonderten Hinweisblatt, dass es gebundene Folgeseiten gibt. Das Originaldokument können Sie dann bei Bedarf anfordern.
Kann ich gebundene Bücher bei REISSWOLF digitalisieren lassen?
Gerne können Sie bei uns auch Bücher digitalisieren lassen. Allerdings gehört dies nicht zur standardisierten Dienstleistung des digitalen Briefkastens. Sprechen Sie uns gern für ein individuelles Angebot an.
Wie sind die PDF-Dateien in meinem Digitalen Briefkasten benannt?
Die Benennung der Dokumente erfolgt nach Tagesdatum und fortlaufender Nummer.
Sind die gescannten Dokumente durchsuchbar?
Ja, das sind sie. Sie können innerhalb der Anwendung nach allen Textinhalten Ihrer Posteingänge suchen, da Sie diese von uns als volltexterschlossene, durchsuchbare PDF-Dateien erhalten.
Wie schnell wird meine Post gescannt und bereitgestellt?
Alle Poststücke, die bis 12.00 Uhr eintreffen, werden Ihnen am selben Tag im digitalen Briefkasten zur Verfügung gestellt. Bei allen Postsendungen, die uns erst nach der Mittagszeit erreichen, erfolgt die digitale Zustellung am folgenden Werktag.
Wie erfahre ich, ob neue Poststücke in meinem digitalen Briefkasten verfügbar sind?
Sie erhalten eine E-Mail, die Sie über die Bereitstellung neuer Poststücke informiert. Sollten Sie unsere REISSWOLF App dok. suite. nutzen, werden Sie zusätzlich via Push-Benachrichtigung über den Eingang informiert.
Wie erhält man Sondersendungen, die nicht digitalisiert werden können?
Wir stellen Ihnen einen Fotoscan des nicht scanbaren Inhalts - wie z.B. ein Datenträger - zur Verfügung, so wie einen normalen digitalen Brief und Sie entscheiden dann, ob Sie bei Bedarf die Originale erhalten möchten.
Wie gehen Sie mit vertraulich oder persönlich gekennzeichneten Poststücken um?
Als vertraulich oder persönlich gekennzeichnete Poststücke werden von uns nicht geöffnet. Entsprechende Sendungen zeigen wir Ihnen als Fotoscan im digitalen Briefkasten an, sodass Sie diese Sendungen im Original anfordern können.
Nachsendeauftrag
Ist die REISSWOLF Anschrift eine ladungsfähige Geschäftsanschrift?
Da Sie unter dieser Anschrift nicht anzutreffen sind, ist unsere REISSWOLF Anschrift keine ladungsfähige Adresse für Ihre Kontakt-, Geschäfts-, Vertragspartner sowie Kunden.
An welche Adresse wird meine Post umgeleitet?
Sobald Sie einen Digitalen Briefkasten bei uns bestellen, müssen Sie bitte einen Nachsendeauftrag bei der Österreichischen Post einrichten und die Post wird nach ca. 5-10 Tagen automatisch umgeleitet. Die hierfür erforderliche Nachsendeadresse erhalten Sie direkt nach der Bestellung von uns zugeschickt.
Wie erfolgt die Einrichtung des Nachsendeauftrags?
Alle für den Nachsendeauftrag erforderlichen Daten müssen sie bei der Österreichischen Post angeben.
Wie lange dauert die Einrichtung des Nachsendeauftrags?
Die Dauer des Nachsendeauftrages hängt von Ihrer Bestellung ab.
Welche Laufzeit hat der Nachsendeauftrag?
Sie können den Nachsendeauftrag wahlweise von mindestens 3 bis maximal 12 Monate beauftragen.
Wird der Nachsendeauftrag nach Ablauf der Laufzeit automatisch verlängert?
Nein, diesen müssen Sie bei der Österreichischen Post verlängern.
Kann ich die Adresse meines Nachsendeauftrags ändern?
Im Fall eines Umzugs oder ähnliches, ist es erforderlich den bestehenden Nachsendeauftrag zu beenden und einen neuen Nachsendeauftrag zu beauftragen. Eine Adressänderung eines bestehenden Nachsendeauftrags ist seitens der Österreichischen Post nicht möglich.
Was passiert mit dem Nachsendeauftrag, wenn ich kündige?
Sie müssen auch den Nachsendeauftrag bei der Österreichischen Post pünktlich zum Vertragsende kündigen und Sie erhalten Ihre Post wieder an Ihre reguläre Anschrift.
Werde auch Pakete durch den Nachsendeauftrag umgeleitet?
Nein, Pakete sind vom Nachsendeauftrag ausgeschlossen und werden weiterhin an Ihre reguläre Postadresse gesandt.
Werden Postzustellungsaufträge weitergeleitet?
Nein, dies ist nicht möglich. Bei vorübergehender Abwesenheit werden keine Postzustellungsaufträge weitergeleitet. Lediglich in Ausnahmefällen bei alten Nachsendeaufträgen könnte dies noch der Fall sein.
Umgang mit Originaldokumenten
Wie wird sichergestellt, dass die von mir angeforderten Originaldokumente vom Nachsendeauftrag ausgeschlossen werden?
Angeforderte Originale senden wir Ihnen über unsere Versandpartner als Päckchen. Sie sind somit nicht Bestandteil des Nachsendeauftrages und kommen deshalb verlässlich bei Ihnen an.
Wie kann ich benötigte Originale anfordern?
Im Digitalen Briefkasten stehen Ihnen zwei Arten zur Verfügung, mit denen Sie Originale bei Bedarf anfordern können: Express- und Sammelanforderung.
Mit der Expressanforderung können Sie die Zustellung einzelner Briefe beauftragen. Wir stellen Ihnen diese dann kurzfristig zur Verfügung.
Bei der Sammelanforderung können Sie über einen Monat hinweg mehrere Briefe für die Übersendung markieren. Bei dieser Option erfolgt die Bestellung für markierte Briefe automatisch durch unser System zum Monatsende. So werden Ihnen die gesammelten Briefe zu einem Zeitpunkt zugestellt.
Kann ich Originale auch in andere Länder liefern lassen?
Das Versenden in andere Länder ist grundsätzlich möglich, jedoch sind die dafür anfallenden Portokosten höher als bei einer Lieferung innerhalb Österreichs.
Wann vernichten Sie die Originale? Machen Sie das automatisch?
Ja, nach Ende der vertraglich vereinbarten Aufbewahrungszeit werden die Dokumente automatisch datenschutzkonform von uns vernichtet.
Wie schnell erhalte ich Poststücke, die ich im Original benötige?
Wenn Sie einzelne Poststücke im Original benötigen und Ihre Bestellung bis spätestens 12.00 Uhr bei uns eingeht, erfolgt die Lieferung von Montag bis Donnerstag bereits am darauffolgenden Werktag. Bei einer Bestellung nach 12.00 Uhr oder freitags wird es der übernächste Werktag sein.
Wie lange werden die Originaldokumente aufbewahrt?
Die Dauer der Aufbewahrung richtet sich nach dem von Ihnen gebuchten Tarif. Nach Ende der vertraglich vereinbarten Aufbewahrungszeit werden alle Originalbriefe datenschutzkonform vernichtet.
Was geschieht mit den eingelagerten Originalen bei Vertragsende?
Alle Originale bleiben einfach bis zum Ende der gewählten Aufbewahrungsfrist sicher verwahrt bei uns – ohne zusätzliche Kosten. Und wenn Sie doch nochmals ein Original benötigen, können Sie dies kostenpflichtig weiterhin anfordern. Sie können sogar nach Vertragsende weiterhin auf alle eingelagerten und digitalisierten Postsendungen zugreifen und diese herunterladen oder im Original anfordern. Erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Dokumente dann datenschutzkonform vernichtet.
Webportal & App
Welche Systemvoraussetzungen muss ich erfüllen?
Für den Digitalen Briefkasten von REISSWOLF genügt ein aktueller Webbrowser. Alternativ können Sie für einen zeitlich und räumlich unbegrenzten Zugang auch die REISSWOLF App dok. suite. nutzen. Diese kann einfach als Android oder iOS-Version im jeweiligen Store kostenlos heruntergeladen werden.
Kann ich Postsendungen herunterladen und teilen?
Ja, selbstverständlich ist eine Weiterleitung und Weiterverarbeitung aller PDF-Dateien problemlos möglich. Sie können ein digitales Poststück per E-Mail weiterleiten oder über unsere dok. suite.-App mit bekannten Diensten wie WhatsApp, iMessage, Google Drive, Microsoft OneDrive usw. teilen.
Tarife & Vertrag
Welche Zahlungsmöglichkeiten habe ich?
Sie können uns den Betrag monatlich überweisen.
Wie lange muss man sich mindestens vertraglich binden?
Die Mindestvertragslaufzeit richtet sich nach dem gewählten Tarif. Alle Informationen hierzu können Sie der Paketübersicht auf unserer Webseite entnehmen.
Wie erfolgt die Abrechnung der Leistungen?
Einfach und transparent erhalten Sie im vereinbarten Abrechnungsintervall eine Rechnung per E-Mail über den gebuchten Basistarif. Dieser Stückpreis beinhaltet alle Leistungs-Bausteine, also die Erfassung, Digitalisierung, Archivierung und schlussendliche Vernichtung Ihrer Postsendungen. Lediglich genutzte Mehrleistungen wie zusätzliche Briefe oder die Anforderung von Originalen werden Ihnen monatlich gesondert in Rechnung gestellt.
Was kostet denn das Ganze?
Der Preis ist abhängig vom gewählten Tarif. Alle Informationen hierzu können Sie der Paketübersicht auf unserer Webseite entnehmen.
Sicherheit & Datenschutz
Besteht die Möglichkeit eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung abzuschließen?
Gemäß Artikel 28 DSGVO bieten wir Ihnen gerne die Möglichkeit, eine derartige Vereinbarung einfach digital mit uns abzuschließen. Dies ist für Unternehmen zwingend, für Privatpersonen auf Wunsch möglich, aber nicht erforderlich.
Ist die Digitalisierung meiner Post sicher?
Absolut. Die langjährige Datenschutzkompetenz von REISSWOLF bezieht sich selbstverständlich auf alle unsere Leistungen von der Digitalisierung über die Archivierung bis hin zur Vernichtung. Darüber hinaus besitzt unser langjähriger Partner alle relevanten Zertifizierungen, um die Einhaltung höchster Qualitätsmaßstäbe zu jedem Verarbeitungszeitpunkt zu gewährleisten:
• ISO 9001:2015 Qualitätsmanagement
• Ö-Norm S 2109-1
Ist die Lagerung meiner Poststücke sicher?
Ihre Poststücke werden in Hochsicherheitsarchiven von REISSWOLF gelagert. Durch Sicherheitsglas, verspiegelte Scheiben, LKW-Schleusen, abgezäuntes Gelände und mehrstufige Zugangskontrollen bis hin zu Regalsprinkleranlagen und Videoüberwachung stellen wir ein Maximum an Sicherheit für Ihre Poststücke sicher.
Wo werden meine digitalen Postsendungen gespeichert?
Die Speicherung Ihrer digitalen Postsendungen erfolgt ausschließlich in deutschen Rechenzentren unter Einhaltung strengster Sicherheitsmaßnahmen sowie europäischer und deutscher Datenschutzbestimmungen.
Wer hat Einblick in meine Postsendungen?
Trotz Einsatz modernster Technik sind manuelle Eingriffe notwendig. Deshalb ist ein Datenschutzexperte wie wir hierbei die richtige Wahl. Unsere Mitarbeiter sind besonders vertrauenswürdig und arbeiten seit Jahrzehnten mit hochsensiblen Daten. Alle Mitarbeiter sind dafür ausgebildet, werden regelmäßig geschult und sind natürlich auf das Datenschutzgeheimnis verpflichtet.