Daten. Leben.

einfach. machen.

Willkommen in Ihrem papierlosen Büro

  • Sie möchten den Papieraufwand in Ihrem Büro minimieren?
  • Sie wollen Geschäftsprozesse digitalisieren und vereinfachen?
  • Sie suchen einen kompetenten Partner für die nächsten Schritte auf dem Weg zu einem papierlosen Büro?

 

Starten Sie heute in eine papierreduzierte Zukunft

Mit unserem 360°-Leistungsportfolio decken wir die wesentlichen Etappen hin zu einem papierlosen Büro ab. Wir digitalisieren Ihre Papierbestände in allen Formaten bis A0 und stellen Ihnen jedes Dokument als PDF zur Verfügung. Im Anschluss führen wir Ihre Papierunterlagen auf Wunsch der datenschutzkonformen Vernichtung zu oder archivieren Ihre Dokumente physisch in unseren österreichweiten Hochsicherheitsarchiven oder digital in unserem REISSWOLF f.i.t. Cloud-Archiv.

Kurz gesagt: wir begleiten Sie gerne auf Ihrem Weg zum digitalen Arbeiten. Zuverlässig, kompetent und DSGVO-konform.

 

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Inhalte dieser Seite:

Welchen Nutzen bringt Ihnen ein papierloses / papierreduziertes Büro?

Auf den ersten Blick hat ein papierloses bzw. papierreduziertes Büro vor allem den Vorteil, dass Unternehmen Platz in ihren Räumlichkeiten sparen, der Umwelt etwas Gutes tun und mit digitalen Prozessen am Puls der Zeit bleiben. Bei tiefergehender Betrachtung bietet dieses Konzept jedoch noch eine Reihe weiterer Annehmlichkeiten und bringt Unternehmen in vielerlei Hinsichten einen Mehrwert. Denn über die Einsparung von Drucksorten hinaus geht es beim Papierlosen Büro vor allem darum, Abläufe zu optimieren, Informationen leicht und zugleich auch sicher zugänglich zu machen sowie digitale Prozese zu etablieren. Daraus folgt unter anderem dieser Nutzen:

 

  • Vereinfachter Zugriff auf Informationen und Inhalte - 24/7, mobil und weltweit
  • effizientere Zusammenarbeit, auch in internationalen Teams
  • erhöhter Datenschutz durch geregelte Zugriffs- und Benutzerrechte
  • Flexibilität und verbesserter Kundenservice durch mobile Zugriffs- und Bearbeitungsmöglichkeit
  • erhöhte Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Zugriffen
  • Ersparnis von Stauraum und Lagerkosten
  • Reduktion des Suchaufwandes und damit verbundener Arbeitszeit
  • Einsparung bei Kosten für Druckgeräte, Papier und diverse Büroartikel
  • verbesserte Ordnung und Struktur durch digitale Ablage
  • Schutz vor Datenverlust (Brand, Unordnung, Ausbleichen, usw.)
  • erhöhte Wettbewerbsfähigkeit und Agilität durch "schlankere" Strukturen
  • umweltschonende Arbeitsplatzgestaltung

    Auf (papier)los geht es los!

    Weltweit wird heute so viel Papier verbraucht wie noch nie. Dabei entstehen die meisten neuen Texte auf elektronischen Geräten wie Handy, Laptop oder PC. Viele Unternehmen haben den Wunsch, ihre Papiermengen zu reduzieren oder gänzlich auf das digitale Arbeiten umzusteigen. Ausdrucke, Aktenordner oder Papierkopien sollen somit der Vergangenheit angehören. Stattdessen werden alle Dokumente und Datensätze digital erstellt, verwaltet, bearbeitet und archiviert.

    In der Theorie gestaltet sich der Weg hin zu einem papierlosen oder zumindest papierreduzierten Büro einfach. In der Praxis stehen Unternehmen oftmals vor diesen Herausforderungen und Fragen:

     

    • Was tun mit den bestehenden Papiermengen?
    • Wie können diverse Unterlagen (Akten, Pläne, Protokolle, Rechnungen, usw.) digitalisiert werden?
    • Wie können die digitalen Dokumente im Anschluss sicher und leicht auffindbar abgelegt werden?
    • Wie können vor allem sensible Unterlagen weiter bearbeitet oder sogar an externe Personen geschickt werden?
    • Wie gelingt es, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfolgreich in diese Transformation einzubinden?

     

     

    Wir beantworten Ihnen gerne diese Fragen und setzen die entsprechenden Lösungen um - individuell und abgestimmt auf Ihre Bedürfnisse. Gemeinsam starten wir somit los in Richtung papierloses Büro:

    In vier Schritten zum Papierlosen Büro

    Schritt 1: Zunächst schaffen wir uns gemeinsam mit Ihnen einen Überblick über Ihren Papierbestand. Sie teilen uns mit, welche Akten und Unterlagen Sie zukünftig in digitaler Form verwenden, welche Altlasten Sie datenschutzkonform vernichten und welche wichtigen Dokumente Sie längerfristig archivieren möchten. In Folge können wir Ihnen ein konkretes Angebot sowie einen Zeitplan für unser Projekt erstellen.

    Schritt 2: Die zweite Phase unserer Zusammenarbeit ist die Digitalisierung Ihrer Papierdokumente. Unser Team scannt Ihre Unterlagen sorgfältig und in höchstmöglicher Qualität. Wir digitalisieren unter anderem diverse Geschäftsunterlagen, Rechnungen, Akte, Zeichnungen und Pläne bis inklusive Format A0. Dabei kümmern wir uns auch um die notwendige Vorbereitung der Dokumente für den Scanvorgang, was beispielsweise das Entfernen von Heftsystemen und Klammern oder gegenbenenfalls die Aufteilung von Akten und Plänen umfasst. Jedes Dokument wird als einzelnes PDF bereitgestellt und ist dank automatischer Texterkennung (OCR) sehr leicht nach Stichworten durchsuchbar. Alle Informationen Ihres Papieroriginals, wie Farbe oder Textmarkierungen, bleiben erhalten.

    Schritt 3: Ihre digitalisierten Dokumente stellen wir Ihnen je nach Wunsch über unser innovatives REISSWOLF f.i.t. Cloud Archiv oder einen FTP-Server oder eine externe Festplatte zur Verfügung. Mit REISSWOLF f.i.t. können Sie weltweit und jederzeit auf Ihre Daten zugreifen und revisionssicher damit arbeiten. Das digitale Archiv ermöglicht Ihnen, Ihre Dokumente professionell und einfach mit individuellen Workflows, Erinnerungen und Reports zu managen. 

    Schritt 4: Nach erfolgreicher Digitalisierung entscheiden Sie, was mit Ihren Originaldokumenten passieren soll. Wir bieten Ihnen sowohl die datenschutzkonforme Aktenvernichtung in unserer Großshredderanlage an, als auch die physische Langzeitachivierung in einem unserer österreichweiten Hochsicherheitsarchive.

     

     

    Häufige Fragen zum Thema Papierloses Büro

    Was bedeutet "papierloses" oder "papierreduziertes" Büro?

    Wie der Name schon sagt, geht es bei diesem Begriff um einen papierfreien Arbeitsplatz. Das bedeutet, dass auf jegliche Form von Papier – wie zum Beispiel Ausdrucke, Rechnungen, Notizen oder Bewerbungen – verzichtet wird.

    Stattdessen werden alle Dokumente in digitaler Form erstellt, bearbeitet, verwaltet und abgelegt. Dafür werden die technischen Möglichkeiten unserer Zeit ausgeschöpft und beispielsweise Cloud-Archive für ein effizientes Dokumentenmanagement genutzt.

    Das papierreduzierte (oder papierminimierte) Büro zeichnet sich durch die geringstmögliche Verwendung von Papier aus. Im Unterschied zum papierlosen Büro wird hier jedoch nicht gänzlich auf Papier verzichtet. Mögliche Beweggründe für diese Variante können rechtliche Rahmenbedingungen, Vorgaben externer Partner oder Behörden sowie die bewusste Gestaltung eines Handlungsspielraums für die MitarbeiterInnen sein.

    Für wen eignet sich ein papierloses Büro?

    Das papierlose Büro ist ein Konzept, dass sich für Unternehmen jeder Größe eignet. Vom Einzelunternehmen bis hin zum internationalen Großkonzern ist es für Firmen unabhängig von Branche, Mitarbeiteranzahl oder Ort der Geschäftstätigkeit möglich, ein papierloses oder papierreduziertes Büro umzusetzen.

    Welche Vor- und welche Nachteile bringt ein papierloses Büro?

    Zu den Vorteilen eines papierlosen Büros zählen:

    Verfügbarkeit von Informationen:

    • Ihre Daten und Dokumente sind rund um die Uhr und weltweit abrufbar.
    • Der Zugriff auf Informationen und Inhalte wird für Ihre MitarbeiterInnen um Vieles leichter.
    • Zugleich erhöhen Sie den Datenschutz und die Sicherheit Ihrer Unterlagen durch gezielt definierte Benutzer- und Zugriffsrechte.

     

    Effizientere Zusammenarbeit:

    • Internationale Teams profitieren von der orts- und zeitunabhängigen Verfügbarkeit der Daten. Die Zusammenarbeit gestaltet sich somit noch effizienter.
    • Die Flexibilität Ihrer MitarbeiterInnen wird erhöht. Beispielsweise kann ein Außendienstmitarbeiter jederzeit zusätzliche Informationen für seinen Kundentermin bereitstellen. Auf diese Art verbessern Sie auch den Kundenservice.
    • Die Kommunikationswege werden transparenter, schneller und effizienter. Sie können leichter nachvollziehen, wer wann welche Unterlagen erhalten hat.

     

    Ersparnis von Kosten und Aufwand:

    • Sie sparen Platz in Ihrem Räumlichkeiten. Kosten für zusätzlichen Stauraum oder Lagerplätze entfallen.
    • Darüber hinaus sparen Sie Kosten für Druckgeräte, Papier und diverse Büroartikel.
    • Der Suchaufwand wird deutlich verringert, da Ihre digitalen Dokumente einfach nach Schlagworten durchsucht werden können. Dies spart wertvolle Arbeitszeit Ihrer MitarbeiterInnen.

     

    Weitere Vorteile:

    • Die Kommunikationswege werden transparenter, schneller und effizienter. Sie können leichter nachvollziehen, wer wann welche Unterlagen erhalten hat.
    • Die digitale Ablage Ihrer Dokumente schafft Ordnung und Struktur. So behalten Sie die Übersicht über Ihren gesamten Bestand an Unterlagen.
    • Ihre wertvollen Unterlagen sind besser vor Datenverlust - wie beispielsweise durch Brand, Unordnung, Kaffeeflecken, Ausbleichen, usw. - geschützt.
    • Mit einem papierlosen Büro leisten Sie einen wichtigen Beitrag zum Schutz der Umwelt.
    • Sie erhöhen Ihre Wettbewerbsfähigkeit und Agilität durch "schlankere" Strukturen.

     

     

    Zu bedenken ist, dass die Umsetzung eines papierlosen Büros

     

    • meist eine große Umstellung bestehender Abläufe bedeutet
    • die Beteiligung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter voraussetzt
    • und viel Mut und Disziplin von allen Beteiligten erfordert.

     

     

    Wie kann der Weg zu einem papierlosen Büro in der Praxis gelingen?

    Schritt 1: Entscheidung und Bestandsaufnahme

    Sobald Ihr Entschluss zu einem papierlosen oder papierreduzerten Büro feststeht, ist eine detaillierte Ist-Soll-Analyse empfehlenswert. Darin halten Sie fest, welche Papiersorten Sie aktuell verwenden und wozu (z.B. Rechnungen, Verträge, Ausdrucke, usw.). Zugleich definieren Sie, wie diese Prozesse in Zukunft papierlos gestaltet werden sollen. In diesem Schritt entscheiden Sie außerdem, welche derzeit in Papierform vorliegenden Unterlagen digitalisiert werden sollen oder nicht. Diese Phase der Bestandsaufnahme ist eine gute Gelegenheit, überflüssige oder veraltete Dokumente auszusortieren und einer datenschutzkonformen Vernichtung zuzuführen.

    Schritt 2: Digitalisierung Ihrer Dokumente (Scanning)

    Im nächsten Schritt werden die gewünschten Papierdokumente digitalisiert. Diese Leistung übernehmen wir gerne für Sie. Unsere Scanner sind auf dem modernsten Stand der Technik und ermöglichen ein professionelles Scanergebnis. So können Sie sicher sein, dass Sie auch mit der digitalen Form Ihrer wertvollen Unterlagen weiterhin gut und sogar noch effizienter arbeiten können. Beispielsweise wird die Sucher dank Texterkennung vereinfacht. Alle relevanten Informationen des Papieroriginals bleiben auch nach dem Scannen erhalten. Jedes Dokument wird Ihnen als einzelnes PDF zur Verfügung gestellt.

    Schritt 3: digitales Archiv - Dokumentenmanagementsystem

    Im Anschluss stellen wir Ihnen Ihre digitalen Daten zur Verfügung. Nun gilt es, ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem zu nutzen. Dazu bieten wir Ihnen unser innovatives REISSWOLF f.i.t. Cloud-Archiv an. Mit diesem digitalen Archiv können Sie jederzeit und weltweit auf Ihre Daten sicher zugreifen und revisionssicher arbeiten.

    Wichtig ist, dass Sie eine wohlüberlegte Ordnerstruktur mit klar definierten Zugriffsrechten anlegen. Damit Ihre MitarbeiterInnen bestmöglich damit arbeiten können, empfehlen sich Arbeitsanweisungen und Schulungen.

    Schritt 4: datenschutzkonforme Aktenvernichtung oder Archivierung

    Die nicht mehr benötigten Papieroriginale vernichten wir gerne datenschutzkonform für Sie. Falls Sie aus rechtlichen oder gesetzlichen Gründen diverse Akten und Unterlagen auch in physischer Form weiter aufheben möchten, so bieten wir Ihnen eine kostengünstige Langzeiteinlagerung in unseren österreichweiten Hochsicherheitsarchiven an.

    Welche Services und Leistungen bietet REISSWOLF für ein papierloses Büro an?

    Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung eines papierlosen oder papierreduzierten Büros:

     

    • Professionelle Digitalisierung Ihrer Dokumente und Geschäftsunterlagen
    • Alle Formate bis A0 möglich, inkl. Pläne und technische Zeichnungen
    • Maßgeschneiderte Lösungen für Ihre individuellen Bedürfnisse
    • Erhalt aller Informationen des Papieroriginals (z.B. Farbe, Textmarkierungen)
    • Automatische Bildverbesserung bei Vorlagen mit mäßiger Qualität
    • Vereinfachte Suche nach Dokumenten und Stichworten dank Texterkennung (OCR)
    • Digitale Ablage als PDF pro Dokument
    • DSGVO-Konformität

     

    Darüber hinaus bieten wir auch die rechtskonforme Aktenvernichtung sowie die sichere Archivierung in unseren österreichweiten Hochsicherheitsarchiven an.

    Mit unserem REISSWOLF f.i.t. Cloud-Archiv bieten wir Ihnen die ideale Lösung zur digitalen Aufbewahrung und weiteren, effizienten Bearbeitung Ihrer Dokumente an.