Wie der Name schon sagt, geht es bei diesem Begriff um einen papierfreien Arbeitsplatz. Das bedeutet, dass auf jegliche Form von Papier – wie zum Beispiel Ausdrucke, Rechnungen, Notizen oder Bewerbungen – verzichtet wird.

Stattdessen werden alle Dokumente in digitaler Form erstellt, bearbeitet, verwaltet und abgelegt. Dafür werden die technischen Möglichkeiten unserer Zeit ausgeschöpft und beispielsweise Cloud-Archive für ein effizientes Dokumentenmanagement genutzt.

Das papierreduzierte (oder papierminimierte) Büro zeichnet sich durch die geringstmögliche Verwendung von Papier aus. Im Unterschied zum papierlosen Büro wird hier jedoch nicht gänzlich auf Papier verzichtet. Mögliche Beweggründe für diese Variante können rechtliche Rahmenbedingungen, Vorgaben externer Partner oder Behörden sowie die bewusste Gestaltung eines Handlungsspielraums für die MitarbeiterInnen sein.

Das papierlose Büro ist ein Konzept, dass sich für Unternehmen jeder Größe eignet. Vom Einzelunternehmen bis hin zum internationalen Großkonzern ist es für Firmen unabhängig von Branche, Mitarbeiteranzahl oder Ort der Geschäftstätigkeit möglich, ein papierloses oder papierreduziertes Büro umzusetzen.

Zu den Vorteilen eines papierlosen Büros zählen:

Verfügbarkeit von Informationen:

• Ihre Daten und Dokumente sind rund um die Uhr und weltweit abrufbar.
• Der Zugriff auf Informationen und Inhalte wird für Ihre MitarbeiterInnen um Vieles leichter.
• Zugleich erhöhen Sie den Datenschutz und die Sicherheit Ihrer Unterlagen durch gezielt definierte Benutzer- und Zugriffsrechte.

Effizientere Zusammenarbeit:

• Internationale Teams profitieren von der orts- und zeitunabhängigen Verfügbarkeit der Daten. Die Zusammenarbeit gestaltet sich somit noch effizienter.
• Die Flexibilität Ihrer MitarbeiterInnen wird erhöht. Beispielsweise kann ein Außendienstmitarbeiter jederzeit zusätzliche Informationen für seinen Kundentermin bereitstellen. Auf diese Art verbessern Sie auch den Kundenservice.
• Die Kommunikationswege werden transparenter, schneller und effizienter. Sie können leichter nachvollziehen, wer wann welche Unterlagen erhalten hat.

Ersparnis von Kosten und Aufwand:

• Sie sparen Platz in Ihrem Räumlichkeiten. Kosten für zusätzlichen Stauraum oder Lagerplätze entfallen.
• Darüber hinaus sparen Sie Kosten für Druckgeräte, Papier und diverse Büroartikel.
• Der Suchaufwand wird deutlich verringert, da Ihre digitalen Dokumente einfach nach Schlagworten durchsucht werden können. Dies spart wertvolle Arbeitszeit Ihrer MitarbeiterInnen.

Weitere Vorteile:

• Die Kommunikationswege werden transparenter, schneller und effizienter. Sie können leichter nachvollziehen, wer wann welche Unterlagen erhalten hat.
• Die digitale Ablage Ihrer Dokumente schafft Ordnung und Struktur. So behalten Sie die Übersicht über Ihren gesamten Bestand an Unterlagen.
• Ihre wertvollen Unterlagen sind besser vor Datenverlust - wie beispielsweise durch Brand, Unordnung, Kaffeeflecken, Ausbleichen, usw. - geschützt.
• Mit einem papierlosen Büro leisten Sie einen wichtigen Beitrag zum Schutz der Umwelt.
• Sie erhöhen Ihre Wettbewerbsfähigkeit und Agilität durch "schlankere" Strukturen.

Zu bedenken ist, dass die Umsetzung eines papierlosen Büros

• meist eine große Umstellung bestehender Abläufe bedeutet
• die Beteiligung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter voraussetzt
• und viel Mut und Disziplin von allen Beteiligten erfordert.

Schritt 1: Entscheidung und Bestandsaufnahme

Sobald Ihr Entschluss zu einem papierlosen oder papierreduzerten Büro feststeht, ist eine detaillierte Ist-Soll-Analyse empfehlenswert. Darin halten Sie fest, welche Papiersorten Sie aktuell verwenden und wozu (z.B. Rechnungen, Verträge, Ausdrucke, usw.). Zugleich definieren Sie, wie diese Prozesse in Zukunft papierlos gestaltet werden sollen. In diesem Schritt entscheiden Sie außerdem, welche derzeit in Papierform vorliegenden Unterlagen digitalisiert werden sollen oder nicht. Diese Phase der Bestandsaufnahme ist eine gute Gelegenheit, überflüssige oder veraltete Dokumente auszusortieren und einer datenschutzkonformen Vernichtung zuzuführen.

Schritt 2: Digitalisierung Ihrer Dokumente (Scanning)

Im nächsten Schritt werden die gewünschten Papierdokumente digitalisiert. Diese Leistung übernehmen wir gerne für Sie. Unsere Scanner sind auf dem modernsten Stand der Technik und ermöglichen ein professionelles Scanergebnis. So können Sie sicher sein, dass Sie auch mit der digitalen Form Ihrer wertvollen Unterlagen weiterhin gut und sogar noch effizienter arbeiten können. Beispielsweise wird die Sucher dank Texterkennung vereinfacht. Alle relevanten Informationen des Papieroriginals bleiben auch nach dem Scannen erhalten. Jedes Dokument wird Ihnen als einzelnes PDF zur Verfügung gestellt.

Schritt 3: digitales Archiv - Dokumentenmanagementsystem

Im Anschluss stellen wir Ihnen Ihre digitalen Daten zur Verfügung. Nun gilt es, ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem zu nutzen. Dazu bieten wir Ihnen unser innovatives REISSWOLF f.i.t. Cloud-Archiv an. Mit diesem digitalen Archiv können Sie jederzeit und weltweit auf Ihre Daten sicher zugreifen und revisionssicher arbeiten.

Wichtig ist, dass Sie eine wohlüberlegte Ordnerstruktur mit klar definierten Zugriffsrechten anlegen. Damit Ihre MitarbeiterInnen bestmöglich damit arbeiten können, empfehlen sich Arbeitsanweisungen und Schulungen.

Schritt 4: datenschutzkonforme Aktenvernichtung oder Archivierung

Die nicht mehr benötigten Papieroriginale vernichten wir gerne datenschutzkonform für Sie. Falls Sie aus rechtlichen oder gesetzlichen Gründen diverse Akten und Unterlagen auch in physischer Form weiter aufheben möchten, so bieten wir Ihnen eine kostengünstige Langzeiteinlagerung in unseren österreichweiten Hochsicherheitsarchiven an.

Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung eines papierlosen oder papierreduzierten Büros:

• Professionelle Digitalisierung Ihrer Dokumente und Geschäftsunterlagen
• Alle Formate bis A0 möglich, inkl. Pläne und technische Zeichnungen
• Maßgeschneiderte Lösungen für Ihre individuellen Bedürfnisse
• Erhalt aller Informationen des Papieroriginals (z.B. Farbe, Textmarkierungen)
• Automatische Bildverbesserung bei Vorlagen mit mäßiger Qualität
• Vereinfachte Suche nach Dokumenten und Stichworten dank Texterkennung (OCR)
• Digitale Ablage als PDF pro Dokument
• DSGVO-Konformität

Darüber hinaus bieten wir auch die rechtskonforme Aktenvernichtung sowie die sichere Archivierung in unseren österreichweiten Hochsicherheitsarchiven an.

Mit unserem REISSWOLF f.i.t. Cloud-Archiv bieten wir Ihnen die ideale Lösung zur digitalen Aufbewahrung und weiteren, effizienten Bearbeitung Ihrer Dokumente an.