Dokumente scannen und archivieren – 5 gute Gründe und eine Lösung
Wichtige Dokumente werden in Unternehmen selbst nach Jahren wieder benötigt. Egal, ob Belege aus der Buchhaltung, Planungsunterlagen oder vertragliche Dokumente: Viele Unterlagen müssen aufbewahrt werden, beispielsweise für das Finanzamt. Andere wertvolle Informationen sind für den zukünftigen Unternehmenserfolg entscheidend. Damit diese essentiellen Dokumente in Papierform wieder gefunden werden können, ist oft mühsames Suchen angesagt. Viele Gründe sprechen also dafür, wichtige Dokumente zu scannen und archivieren zu lassen. Wie Sie dies am einfachsten bewerkstelligen, erfahren Sie hier.
5 gute Gründe – Dokumente scannen und archivieren
1. Große Zeitersparnis:
Mühsames Bearbeiten der Ordner, das Suchen nach Informationen sowie der stetig steigende Platzbedarf kostet Mitarbeitern wertvolle Zeit. Vor allem das Auffinden von Informationen, welche Jahre zurück liegen, gestaltet sich sehr schwierig. Eine Digitalisierung macht das Arbeiten dagegen wesentlich einfacher.
2. Einfache Suche
Alle digitalisierten Dokumente werden als PDF abgespeichert und können mittels automatischer Texterkennung durchsucht werden. Diese schnelle und einfache Suche erleichtert den Arbeitsalltag enorm.
3. Sichere Speicherung
Viele Dokumente werden nicht immer optimal gelagert. So können Unterlagen, die z.B. in der Garage oder im Keller gelagert werden, durch Feuchtigkeit und Schimmel stark beschädigt werden. Wenn Sie Ihre Daten scannen und archivieren lassen, können Sie dies ganz einfach vermeiden.
4. Verbesserte Bildqualität
Gerade bei älteren Dokumenten kann es durch jahrelange Lagerung zu einer Reduzierung der Bildqualität kommen. Durch das Scannen mit Hochleistungsscannern kann diese Qualität wieder hergestellt bzw. optimiert werden.
5. Platzersparnis
Doch nicht nur der Zeitfaktor ist relevant. Steigende Mieten machen Lagerplatz zunehmend kostbar. Durch das Scannen und Archivieren Ihrer Dokumente gewinnen Sie Platz und können diesen sinnvoll anderweitig nutzen.
Dokumente scannen und archivieren lassen – der Ablauf
Wenn Sie Ihre Dokumente scannen und archivieren lassen möchten, übernimmt REISSWOLF Österreich für Sie den gesamten Ablauf. Egal, ob Geschäftsunterlagen, Pläne (z.B. Baupläne), Berichte, Verträge, Verfahrensakten, Akten oder Inhalte von ganzen Ordnern oder sogar Büchern - wir übernehmen den kompletten Scanservice für Sie. Wir übernehmen Ihre Dokumente vor Ort und transportieren diese mit REISSWOLF Transportern in einen unserer Standorte. Die Unterlagen müssen dafür nicht gesondert vorbereitet werden. Egal, ob Klammern oder Heft-Systeme: Wir kümmern uns darum.
Durch das Scannen mit unseren Hochleistungsscannern sind alle Größen bis A0 möglich und die Bildqualität der Dokumente wird soweit wie möglich automatisch verbessert.
Digitale und/oder physische Archivierung?
Wie möchten Sie Ihre Daten archivieren? Haben Sie selbst die technischen Voraussetzungen, um die digitalen Daten zu archivieren? Wenn nicht, können Sie gerne unser Cloud Archiv REISSWOLF f.i.t. nutzen. Damit sind Ihre Daten sicher und DSGVO-konform zur Verwaltung gespeichert. Ansonsten übergeben wir Ihnen diese gerne absolut sicher auf elektronischem Wege und Sie können diese in Ihrem Unternehmen sichern.
Die zweite Frage, die Sie sich stellen sollten, ist die Frage der physischen Archivierung. Möchten Sie die Daten wieder in Ihren Büroräumlichkeiten lagern, dann retournieren wir die Dokumente gerne in unseren sicheren REISSWOLF Transportern.
Wenn Sie den Platz anderweitig benötigen, übernehmen wir die Lagerung Ihrer Papierdokumente in unseren österreichweiten Hochsicherheitsarchiven. Damit sparen Sie Platz in Ihren Räumlichkeiten und können dank unserer RWAM Archivierungssoftware Ihren Dokumentenbestand ganz einfach verwalten.
