Dokumente scannen und archivieren
Wichtige Dokumente werden in Unternehmen selbst nach vielen Jahren immer wieder benötigt. Ob Belege aus der Buchhaltung, Planungsunterlagen oder vertragliche Dokumente. In digitaler Form sind diese Unterlagen leichter aufzubewahren und zu finden. REISSWOLF bietet Ihnen ein komplettes Service aus Scanning und Archivierung.
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Ihr Rundum-Service von REISSWOLF zu Scanning und Archivierung
Viele Geschäftsunterlagen müssen aufbewahrt werden, beispielsweise für das Finanzamt oder aus rechtlichen Gründen. Andere wertvolle Informationen sind für den zukünftigen Unternehmenserfolg entscheidend. Damit diese essentiellen Dokumente in Papierform wieder gefunden werden können, ist oft mühsames Suchen angesagt. Viel einfacher ist es, die Dokumente professionell scannen und archivieren zu lassen.
REISSWOLF übernimmt für Sie den gesamten Digitalisierungsprozess. Ob Geschäftsunterlagen, Pläne (z.B. Baupläne), Berichte, Verträge, Verfahrensakten, Akten oder Inhalte von ganzen Ordnern oder sogar Büchern - REISSWOLF digitalisiert Ihre Geschäftsunterlagen. Ihre Dokumente werden vor Ort abgeholt und zum nächsten REISSWOLF-Standort transportiert. Die Unterlagen müssen dafür nicht gesondert vorbereitet werden: Klammern, Heft-Systeme, usw. können in Ihren Ordnern verbleiben. Das Digitalisierungs-Team von REISSWOLF kümmert sich darum. Nach diesen Vorbereitungsschritten werden Ihre Geschäftsunterlagen mit modernen Hochleistungsscannern (geeignet für alle Größen bis A0) digitalisiert. Soweit möglich, wird dabei auch die Bildqualität der Dokumente automatisch verbessert.
5 gute Gründe – Dokumente scannen und archivieren
1. Große Zeitersparnis:
Mühsames Bearbeiten der Ordner, das Suchen nach Informationen sowie der stetig steigende Platzbedarf kostet Mitarbeitern wertvolle Zeit. Vor allem das Auffinden von Informationen, welche Jahre zurück liegen, gestaltet sich sehr schwierig. Eine Digitalisierung macht das Arbeiten dagegen wesentlich einfacher.
2. Einfache Suche
Alle digitalisierten Dokumente werden als PDF abgespeichert und können mittels automatischer Texterkennung durchsucht werden. Diese schnelle und einfache Suche erleichtert den Arbeitsalltag enorm.
3. Sichere Speicherung
Viele Dokumente werden nicht immer optimal gelagert. So können Unterlagen, die z.B. in der Garage oder im Keller gelagert werden, durch Feuchtigkeit und Schimmel stark beschädigt werden. Wenn Sie Ihre Daten scannen und archivieren lassen, können Sie dies ganz einfach vermeiden.
4. Verbesserte Bildqualität
Gerade bei älteren Dokumenten kann es durch jahrelange Lagerung zu einer Reduzierung der Bildqualität kommen. Durch das Scannen mit Hochleistungsscannern kann diese Qualität wieder hergestellt bzw. optimiert werden.
5. Platzersparnis
Doch nicht nur der Zeitfaktor ist relevant. Steigende Mieten machen Lagerplatz zunehmend kostbar. Durch das Scannen und Archivieren Ihrer Dokumente gewinnen Sie Platz und können diesen sinnvoll anderweitig nutzen.
