Daten. Leben.

Dokumente digitalisieren: Scanservice von REISSWOLF

Sie möchten Ihre Akten, Ordner, Belege oder andere Dokumente scannen lassen? REISSWOLF bietet Ihnen dazu ein professionelles Rundum-Service zu kostengünstigen Preisen. Zuverlässig und DSGVO-konform.

 

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Ihre Rundum-Service von REISSWOLF

  • Professionelle Scandienstleistung Ihrer Dokumente und Geschäftsunterlagen
  • Alle Formate bis A0 möglich, inkl. Pläne und technische Zeichnungen
  • Maßgeschneiderte Lösungen für Ihre individuellen Bedürfnisse
  • Automatische Bildverbesserung bei Vorlagen mit mäßiger Qualität
  • Vereinfachte Suche nach Dokumenten und Stichworten dank Texterkennung (OCR)
  • Digitale Ablage als PDF pro Dokument
  • DSGVO-Konformität

 

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Beispielprojekt ÖAW: Scanservice für die Sammlung Woldan

Für die Österreichische Akademie der Wissenschaften (ÖAW) durfte REISSWOLF die Privatkollektion von Erich Woldan digitalisieren. Der Wiener Jurist und Privatgelehrte trug eine beeindruckende Sammlung von etwa 11.000 Titel bzw. rund 20.000 Bänden zusammen, welche aus dem 15. bis 20. Jahrhundert stammen. Das Scanservice von REISSWOLF umfasste circa 50.000 Digitalisate. Diese werden von der ÖAW schrittweise in einer Online-Bibliothek für die interessierte Öffentlichkeit zugänglich gemacht.

Erfahren Sie mehr über den Ablauf dieses spannenden Projektes im Video. 

 

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Alles aus einer Hand: von A wie Abholung bis Z wie Zertifikat

REISSWOLF übernimmt den gesamten Scanservice für Sie:

  • Abholung Ihrer Dokumente bei Ihnen vor Ort
  • sicherer Transport der Unterlagen in verschlossenen Fahrzeugen
  • gewissenhafte Erfassung Ihrer Dokumente 
  • Vorbereitung der Unterlagen (z.B. Entfernen von Heftsystemen und Klammern, Aufteilung von Akten und Plänen)
  • Scanning / Digitalisierung Ihrer Geschäftsunterlagen
  • Qualitätskontrolle (inkl. automatisierte Entfernung von Leerseiten)
  • Rücktransport der Dokumente in Ihre Räumlichkeiten 
  • alternativ: datenschutzkonforme Vernichtung Ihrer Unterlagen inklusive Zertifikat
  • alternativ: sichere Aufbewahrung Ihrer physischen Dokumente in einem Hochsicherheitsarchiv
  • auf Wunsch sichere digitale Archivierung Ihrer Daten im REISSWOLF f.i.t. Cloud-Archiv 

 

    Sie können folgende Unterlagen scannen lassen:

    • Akten und Inhalte von ganzen Ordnern
    • Geschäftsunterlagen
    • Verträge
    • Pläne (z.B. Baupläne)
    • Verfahrensakten
    • Berichte
    • Bücher
    • technische Zeichnungen
    • u.v.m.

    Sie möchten wissen, was das Scanservice von REISSWOLF kostet? Fragen Sie jetzt unverbindlich Ihr individuelles Angebot an.

     

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    In 5 Schritten zum besten Scanergebnis

    Der Weg vom Papieroriginal zum digitalen Dokument ist mit REISSWOLF als Scanpartner einfach. In nur fünf Schritten übernehmen wir die gesamte Scandienstleistung für Sie und sorgen für beste Ergebnisse.

     

    Schritt 1: Auswahl & Aktenübergabe

    Im ersten Schritt wählen Sie all jene Dokumente aus, die Sie zukünftig in digitaler Form weiterverwenden möchten. Die Unterlagen werden in REISSWOLF-Archivkartons gesammelt. In Folge holen wir die Dokumente mit Sicherheitsfahrzeugen von Ihnen ab und transportieren sie zu unserem REISSWOLF-Standort.

     

    Schritt 2: Vorbereitung & Scanning

    Sobald Ihre Unterlagen in unserer Scanning-Abteilung angekommen sind, erfassen wir diese Stück für Stück. Unser erfahrenes Team kümmert sich um die notwendige Vorbereitung Ihrer Dokumente für den Scanvorgang. Beispielsweise können Sie Heftklammern oder Büroklammern ruhig auf Ihren Dokumenten lassen - wir übernehmen die Entfernung für Sie.

    In Folge beginnt der tatsächliche Scanvorgang: mit unseren modernen Hochleistungsscannern digitalisieren wir Ihre Verträge, Belege, Pläne, Akten, usw. Unser Scanservice richtet sich nach Ihren Vorgaben und Bedürfnissen. Soweit möglich, wird die Qualität der Dokumente während des Scans verbessert. In jedem Fall werden Ihre Dokumente über ein OCR-Verfahren durchsuchbar gemacht.

    Schritt 3: Qualitätssicherung

    Für uns ist es selbstverständlich, dass wir Ihnen bestmögliche Ergebnisse liefern. Deshalb ist auch die Qualitätskontrolle ein fester Bestandteil unserer Scandienstleistung. Dabei überprüfen wir die Qualität der gescannten Dokumente und entfernen bei Bedarf Leerseiten. Sofern erforderlich und möglich, wenden wir außerdem weitere bildverbessernde Maßnahmen an.

     

    Schritt 4: Datenübergabe

    Nun ist es soweit - Ihre gescannten Unterlagen stehen zu Ihrer weiteren Verwendung in digitaler Form bereit. Wir übergeben Ihnen die Daten gerne per FTP-Server, auf einer Festplatte oder über unser innovatives REISSWOLF f.i.t. Cloud-Archiv. Sie entscheiden, welcher Weg für Sie am besten passt.

     

    Schritt 5: Aktenrückgabe, Archivierung oder Datenvernichtung

    Nach dem Scanning und der digitalen Datenübergabe retournieren wir Ihnen standardmäßig Ihre Dokumente in unseren REISSWOLF-Archivkartons. Wir bringen Ihre Unterlagen (ungeheftet und entklammert) mit unseren Fahrzeugen direkt zu Ihrer Tür. 

    Alternativ übernehmen wir gerne die Lagergung Ihrer Papierdokumente in unseren österreichweiten Hochsicherheitsarchiven. Damit sparen Sie Platz in Ihren Räumlichkeiten und können dank unserer RWAM Archivierungssoftware Ihren Dokumentenbestand einfach verwalten.

    Wenn Sie die Papieroriginale nicht mehr benötigen, so führen wir diese auf Wunsch gerne der rechtsicheren und datenschutzkonformen Vernichtung zu. Sie erhalten im Anschluss an die Aktenvernichtung ein Zertifikat, welches Ihnen die unwiderrufliche Datenvernichtung bestätigt.

     

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    Was zeichnet REISSWOLF als Ihren Scanservice-Partner aus?

    • Auftragsverarbeitungsverträge gemäß DSGVO
    • Lückenlose Dokumentation aller Arbeitsschritte
    • Datenschutzkompetenz
    • Service- und Termintreue
    • Gebäudesicherheit, z.B. Videoüberwachung und Brandmeldeanlage
    • Verpflichtung des Personals auf Vertraulichkeit gemäß DSGVO
    • Sicherer Transport Ihrer Dokumente in verschlossenen Fahrzeugen sowie in REISSWOLF e.l.sy. Sicherheitsbehältern
    • flexible Möglichkeiten der digitalen Datenübergabe

     

    Seit über 20 Jahren ist REISSWOLF als Dienstleister rund um ein sicheres Datenmanagement in Österreich tätig. Wir bieten unseren Kunden jahrelange Erfahrung im Bereich Scanservice sowie flexible Lösungen, die individuell auf die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten sind. REISSWOLF erledigt alle Schritte - von der Abholung Ihrer Dokumente über den Scanvorgang bis hin zur Retournierung Ihrer Unterlagen - zuverlässig und DSGVO-konform.

    Häufige Fragen zum Scanservice

    Welchen Nutzen bringt der Scanservice von REISSWOLF?

    • Ihre wertvollen und vertraulichen Unterlagen werden als digitale Dokumente dauerhaft gesichert.
    • Informationen des Papieroriginals, wie Farbe und Textmarkierungen, bleiben erhalten.
    • Soweit möglich, wird die Qualität der Dokumente während des Scans verbessert.
    • Die weitere Bearbeitung der Dokumente ist effizient und einfach auf Ihrem PC möglich.
    • Jedes Dokument wird als PDF gespeichert.
    • Die Verwaltung Ihres Aktenbestandes wird vereinfacht und die Dokumente sind rasch auffindbar.
    • Die Dokumente werden über ein OCR- Verfahren durchsuchbar gemacht.

     

    Welche Arten von Dokumenten umfasst die Scandienstleistung von REISSWOLF?

    • Akten und Inhalte von ganzen Ordnern
    • Geschäftsunterlagen
    • Verträge
    • Pläne (z.B. Baupläne)
    • Verfahrensakten
    • Berichte
    • Bücher
    • technische Zeichnungen
    • uvm.

    Wer koordiniert die Zusammenarbeit seitens REISSWOLF?

    Während des gesamten Scan-Projektes stellen wir Ihnen einen Ansprechpartner (Projektleiter) zur Seite. Dieser steht Ihnen für alle Fragen während unserer Zusammenarbeit und darüber hinaus zur Seite. Ihr Projektleiter entwickelt gemeinsam mit Ihnen einen konkreten Umsetzungsplan. Darin legen wir gemeinsam zeitliche Vorgaben und spezielle Anforderungen fest.

    Wie garantiert REISSWOLF einen sicheren Umgang mit meinen Daten?

    Ihr Vertrauen in unsere Services ist unser höchstes Gut. Deshalb gehen wir sorgsam mit Ihren Daten um und dokumentieren jeden einzelnen Verarbeitungsschritt. Somit können Sie jederzeit nachvollziehen, wie Ihr Datenbestand gerade bearbeitet wird.

    Auch über unsere Geschäftsbereiche hinweg sind wir stets bestrebt, nach höchsten Sicherheits- und Datenschutzkriterien zu arbeiten. Mehr zu unseren Zertifizierungen und Auszeichnungen finden Sie hier.

    Wie erfolgt die Datenübergabe nach dem Scanning?

    Im Anschluss an den Scan-Prozess retournieren wir Ihre Originaldokumente mit einem Sicherheitstransport. Alternativ vernichten wir Ihre Dokumente auf Wunsch DSGVO-konform oder lagern sie in unserem Hochsicherheitsarchiv ein.

    Die digitalen Daten stellen wir Ihnen mittels unserem innovativen REISSWOLF f.i.t. Cloud Archiv, einem FTP-Server oder einer externen Festplatte zur Verfügung.

    Was kostet das Scanservice von REISSWOLF?

    Wir verrechnen bei unserer Scandienstleistung pro Seite, nach Aufwand und abhängig von Anzahl und Art der jeweiligen Dokumente (z.B. Akten, Pläne, usw.). Diese Faktoren sind von Kunde zu Kunde unterschiedlich. Deshalb geben wir auf unserer Webseite keine Scanservice-Preise pauschal an. Wir gehen individuell auf Ihre Wünsche und Bedürfnisse ein und erstellen Ihnen gerne ein maßgeschneidertes und unverbindliches Angebot.


    Wir sind österreichweit für Sie da

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