Sicher, einfach und übersichtlich. Ihre digitale Dokumentenverwaltung.
Die REISSWOLF dok. suite. ist Ihre Lösung für digitales Dokumentenmanagement (DMS). Ihre Dokumente werden revisionssicher und mit 24/7-Zugriff für Sie digital aufbewahrt. Dank individueller Workflows, Filter- und Suchfunktionen sowie weiterer Features vereinfachen Sie Ihre interne und externe Zusammenarbeit. Das spart Zeit, Geld und Suchaufwand.
- Revisionssichere Dokumentenablage
inklusive durchgängiger Protokollierung von allen Änderungen
- Effizientes Dokumentenmanagement
inklusive diverser Filter, übersichtlicher Ordner und Volltextsuche
- Automatisierte Unternehmensabläufe
inklusive individueller Workflows, Freigabeprozesse und Regeln
| BASIC | STANDARD | PROFESSIONAL | |
|---|---|---|---|
| Preis pro Monat (Vertrag auf Jahresbasis)* | EUR 10,- | EUR 25,- | EUR 75,- |
| Preis pro Monat (Vertrag auf Monatsbasis)* | EUR 12,- | EUR 30,- | EUR 90,- |
| Empfehlung | Basispaket für Einzelunternehmungen & Freelancer | Standardpaket für kleine & mittlere Unternehmen | Erweiterbares Paket mit mehr Möglichkeiten & Support |
| Inkludierte Nutzer | 1 Nutzer | 3 Nutzer | 10 Nutzer |
| Speichervolumen | 2 GB | 5 GB | 25 GB |
| Nutzer & Speichervolumen erweiterbar | nein | nein | ja |
| Workflow-Designer | Aufpreis von EUR 5,- pro Monat | Aufpreis von EUR 5,- pro Monat | inkludiert |
| KI-Assistent | nein | nein | auf Anfrage |
| Individuelle Entwicklung von Erweiterungen | nein | nein | ja |
| Support | E-Mail und Telefon | E-Mail und Telefon | Erweiterter Support |
* Sie können zwischen einem Monats- und einem Jahresvertrag wählen. Die Verträge verlängern sich automatisch um ihre jeweilige Laufzeit.
Die Grundfunktionen der Dokumenten-Cloud
- Texterkennung (OCR) in verschiedenen Sprachen: Sie können all PDF-Dokumente mittels Volltext-Indizierung durchsuchen.
- Digitale Ablage & Ordner (inkl. Papierkorb und Zugriff via Web & App): Für eine effiziente Ablage und Verwaltung Ihrer Dokumente ist REISSWOLF dok. suite. optimal. Sie können orts- und zeitunabhängig über Ihren Browser oder eine App auf die Dokumenten-Cloud zugreifen. Falls Sie Dokumente von Ihrer Ablage löschen, landen diese zunächst im Papierkorb.
- Individuelle Berechtigungen pro Ordner & Datei: Sie können pro Benutzer oder Benutzergruppe sowie auch pro Ordner und Datei jeweils individuelle Berechtigungen einrichten.
- Mehrsprachige, effiziente und intuitive Benutzeroberfläche: Für eine gelungene internationale Kollaboration steht Ihnen die REISSWOLF dok. suite. in vielen Sprachen zur Verfügung. Konkret sind dies derzeit: Deutsch, Englisch, Portugiesisch, Tschechisch, Slowakisch, Slowenisch, Griechisch, Serbisch.
- Dashboard für Analyse und Steuerung: Damit behalten Sie stets den Überblick zu verfügbaren Speicherkapazitäten, angelegten Benutzern oder Aufgaben aus den Workflows.
- Sichere Archivierung von E-Mails und Dokumenten: Über Dokumente hinaus können Sie auch E-Mails sichern. Etwa, wenn Sie nachweisen möchten, wann und wie eine E-Mail bei Ihnen einging. Dies ist in der REISSWOLF dok. suite. dank einer Weiterleitung auf die E-Mail-Schnittstelle leicht möglich.
Funktionen rund um das Dokumentenmanagement
- Volltextsuche & kombinierte Suchen: Dank der Volltextsuche können Sie bequem die Inhalte der Dokumente durchsuchen. Kombinieren Sie verschiedene Suchfilter für ein präzises Suchergebnis.
- Versionierung aller Dokumente: Das bedeutet, dass alle Änderungen an Ihren Dokumenten lückenlos protokolliert werden. Und jede Änderung an einer Datei erzeugt auch eine neue Version. Dadurch können alte Versionen bei Bedarf wiederhergestellt, gesichtet oder einfach zur Nachvollziehbarkeit revisionssicher archiviert werden.
- Dokumentenaustausch per Freigabelink: Mittels selbst erstellten Freigabelinks können Sie Ihre Dokumente sowohl intern als auch extern einfach und sicher teilen. Auf Wunsch können Sie Ihren Freigabe- bzw. Downloadlink auch zusätzlich mit einem Passwort schützen sowie die Anzahl der möglichen Abrufe oder die zeitliche Gültigkeit des Links einschränken.
- Individuelle Metadaten und Tags je Dokument: Ergänzen Sie flexibel Ihre gewünschten Metadaten und eigene Tags. Unter Metadaten sind Daten zu verstehen, die Informationen über Dokumente enthalten (z. B. Kunde, Angebotsnummer, Datum). Tags sind kurze, beschreibende Stichwörter (z. B. Angebot), die zur Kategorisierung von Dokumenten verwendet werden können.
- Diverse Filter-Optionen: Ihnen stehen verschiedene Filter-Optionen zur Verfügung, wie u.a. anhand des Ersteller-Namens oder anderen Metadaten und Tags einzugrenzen.
- Dokumente herunterladen/exportieren im Browser: Wenn Sie mehrere Dateien zum Download auswählen, werden diese vor dem Download als ZIP-Datei komprimiert.
- Fortgeschrittene elektronische Signatur: mit dieser Technologie können Sie Dokumente rechtssicher digital unterzeichnen. Dabei werden alle Anforderungen der eIDAS-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste erfüllt.
Automatisierung mit Workflows und Regeln
- Regeln: Regeln vereinfachen die Überwachung und Automatisierung von Arbeitsprozessen. Unter anderem können Sie mit Regeln automatische Erinnerungen bei der Ablage neuer Dokumente versenden oder automatisch einen Workflow starten.
- Automatische Kategorisierung von Dokumenten: Anhand von Regeln können Sie auch eine automatisierte Dokumentenkategorisierung (z. B. über den Volltext) festlegen. Sie können beliebig viele Regeln definieren und kombinieren. Auf diese Art können Sie Dokumente automatisch klassifizieren und Folgeprozesse initiieren.
- KI-Basierte Extraktion und Strukturierung von Dokumenten: Dank KI werden unterschiedliche Dokumententypen (z. B. Rechnungen, Fahrzeugscheine, Lebensläufe) automatisiert erkannt. Außerdem werden konkrete, nutzbare Daten daraus extrahiert. Dies können etwa Konten bei Rechnungen, Kennzeichen bei Fahrzeugscheinen oder die höchsten Bildungsabschlüsse bei Lebensläufen sein. Diese Funktion setzt das Paket Professional voraus und ist auf Anfrage erhältlich.
- Workflow-Designer für eigene Workflows (inkl. Aufgabenverwaltung über Ticketsystem & Kommentarfunktion): Definieren Sie Ihre individuellen Workflows mit dem Workflow-Designer. So erstellen, überwachen und steuern Sie Ihre eigenen Arbeitsprozesse und Aufgaben. Mittels Ticketsystem verwalten Sie Ihre Aufgaben. Auch steht Ihnen eine Kommentarfunktion zur Verfügung. Der Workflow-Designer kostet in den Paketen Basic und Standard EUR 5,- pro Monat extra. Im Paket Professional ist er bereits inkludiert.
- Frei definierbare Formulare bei Buchung des Workflow-Designers: Entscheiden Sie für jede Aufgabe Ihre individuellen Formularfelder (Datum, Freitext, Wertelisten usw.). Definieren Sie auch für jede Teilaufgabe, ob sich die Formularfelder nur lesen oder auch bearbeiten lassen.
- Individuelle Entwicklung von Erweiterungen möglich: Wünschen Sie eine individuelle Erweiterung oder haben Sie spezielle technische Anforderungen? Dank des modularen Aufbaus der REISSWOLF dok. suite. können wir individuelle Lösungen für Sie umsetzen. Diese Funktion ist ausschließlich im Paket Professional enthalten.
Schnittstellen
- Mobile Apps File Share: Teilen Sie Dokumente mit vielen Anwendungen in der App.
- WebDAV-Schnittstelle: Sie können über die WebDAV-Schnittstelle Dateien und Ordner abrufen, bearbeiten, löschen und synchronisieren, so als wären diese lokal verfügbar.
- REST API inkl. Dokumentation: Dies dient der Steuerung und Automatisierung des Archivs. Die REISSWOLF dok. suite. kann über die API (Application Programming Interface) vollständig "ferngesteuert" werden. So können der Upload oder der Download von tausenden Dateien, die Verschlagwortung oder die Aufgaben-Zuordnung von externen Systemen über die API umgesetzt werden.
- Cloud-Postfach (Incoming E-Mail): Sie können eigene Cloud-Postfächer in der REISSWOLF dok. suite. definieren und darüber automatisch eingehende E-Mails oder deren Dateianhänge archivieren.
- Zusätzliche Cloud-Postfächer (Incoming E-Mail): Auf Wunsch können Sie beliebig viele Cloud-Postfächer zusätzlich erstellen. Diese werden bei allen Paketen mit EUR 1,99 pro Monat und pro Cloud-Postfach extra verrechnet.
- Individuelle Incoming-E-Mail-Einstellungen: Sie können auch individuell einstellen, wenn Sie etwa nur die Anhänge ohne E-Mail oder nur bestimmte Dateitypen ablegen möchten.
IT-Sicherheit & Datenschutz
- Benutzerverwaltung (und auch Benutzergruppenverwaltung): Sie können individuelle Zugriffsberechtigungen (u.a. Löschen, Sehen, Bearbeiten, Kommentieren usw.) an einzelne User oder auch Usergruppen vergeben.
- Zugriffsbeschränkungen: Je nach Ihrem Wunsch können Sie den Zugriff auf Dateien auf bestimmte IP-Adressen oder Zeiträume begrenzen.
- 2-Faktor-Authentifizierung per Authenticator-App
- Auftragsdatenverarbeitung (Art. 28 DSGVO): Selbstverständlich erhalten Sie einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung nach Art. 28 der DSGVO.
- Rechenzentrum in Deutschland: Die Server befinden sich in einem der führenden deutschen Rechenzentren und erfüllen somit die höchsten Ansprüche in puncto Sicherheit und Verfügbarkeit.
- Zertifizierung nach ISO 9001 & ISO 27001: REISSWOLF ist nach ISO 9001 und ISO 27001 zertifiziert.
Support & Dienstleistungen
- E-Mail-Support: Senden Sie Ihre Support-Anfragen per E-Mail an uns.
- Telefon-Support: Rufen Sie uns gerne von Montag bis Donnerstag zwischen 09 und 17 Uhr (MESZ) und freitags von 09 bis 13 Uhr zu Ihrer Support-Anfrage an.
- Remote-Support per Teamviewer oder MS Teams: Falls Sie zusätzliche Unterstützung benötigen, schalten wir uns gerne als Remote-Support via Teamviewer oder MS-Teams zu. Dieser Service ist ausschließlich im Paket Professional enthalten.
- Individuelles Consulting: Wenn Sie Hilfestellungen bei der Einrichtung des Systems, bei Schulungen oder bei Anpassung von individuellen Workflows benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Seite. Dieser Service ist ausschließlich im Paket Professional enthalten.
- Individuelle Programmierung: Wenn Sie spezielle Schnittstellen oder Erweiterungen wünschen, sprechen Sie uns darauf an. Wir freuen uns über Ihre Ideen. Dieser Service ist ausschließlich im Paket Professional enthalten.
Die Vorteile der REISSWOLF Dokumenten-Cloud.
Mit der REISSWOLF dok. suite. vereinfachen und digitalisieren Sie Ihre Dokumentenverwaltung und Ihre Geschäftsabläufe. Sie können digital Rechnungen bearbeiten, Verträge ablegen, Briefpost verteilen und Unterlagen austauschen. Bereits mehr als 1.200 Unternehmen beziehungsweise über 20.000 lizenzierte User verwenden diese Dokumenten-Cloud in ihrem Arbeitsalltag. Überzeugen auch Sie sich von REISSWOLF dok. suite.
Individuelle Workflows
Das leistungsfähige Workflow-Management der REISSWOLF dok. suite. vereinfacht Ihre Arbeitsabläufe. Gestalten Sie individuelle Prozesse für die Verarbeitung von Dokumenten mit dem Workflow-Designer. Definieren Sie Regeln zur Automatisierung und Überwachung von Arbeitsprozessen. Außerdem können Sie je nach Bedarf automatische Benachrichtigungen per E-Mail einstellen, Dokumente regelbasiert verschieben sowie Klassifizierungen anhand von Volltextinformationen oder Verschlagwortung automatisiert vornehmen.
Einfacher Informationszugriff
Anhand User-freundliche Suchfunktionen finden Sie ihr Wunschdokument in der REISSWOLF dok. suite. schnell und einfach. Nützen Sie die Volltextsuche oder die Direktsuche nach bestimmten Dokumenteneigenschaften. So sparen Sie wertvolle Zeit, vor allem wenn Sie innerhalb umfangreicher Archive oder Datenbestände suchen.
Sicherer Dokumentenaustausch
Sie können Ihre Dokumente schnell und einfach via Freigabelink über die REISSWOLF dok. suite. austauschen. Diese Freigabe- und Versandmöglichkeit bietet eine höhere Sicherheit als beispielsweise eine E-Mail oder diverse Drittanbieter.
Zusätzlich zur standardmäßigen Verschlüsselung können Sie den Dateienaustausch über den Freigabelink auch noch mit einem Passwort schützen. Außerdem entscheiden Sie als User, wie viele Tage und für wie viele Abrufe die freigegebenen Dokumente als Download zur Verfügung stehen dürfen. Beispielsweise können Sie die Freigabe Ihrer Unterlagen auf vier Tage und ein dreimaliges Herunterladen begrenzen, bevor Ihr Freigabelink inaktiv wird. Freilich können Sie Ihren Freigabelink auch mit sofortiger Wirkung jederzeit deaktivieren.
Sie profitieren außerdem von einer lückenlose Protokollierung aller Freigabedetails, Abrufe und Downloads sowie von einer unbegrenzten Datenmenge, welche Sie auf diese Art teilen können.
Vereinfachte Zusammenarbeit
Gestalten Sie die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen noch effizienter. Die REISSWOLF dok. suite. unterstützt Sie dabei. Dank dieses digitalen Archivs stehen alle relevanten Unterlagen für Ihre Teams, Gruppen, Abteilungen und Bereiche zeit- und ortsunabhängig zur Verfügung. Sogar die Zusammenarbeit mit Ihren externen Partnern wird durch das digitale Dokumentenmanagement erleichtert.
Ihre Teammitglieder und Partner können jederzeit von überall in der Welt aus auf die abgelegten Dokumente zugreifen sowie diese verwalten und bearbeiten. Der Zugriff wird durch individuell festlegbare Zugangs- und Benutzerrechte geregelt. Damit gewähren Sie auch Schutz vor unbefugter Manipulation Ihrer Unterlagen. Die Bedienung der REISSWOLF dok. suite. ist ebenso intuitiv gestaltet wie die übersichtliche Ordnerstruktur. All dies macht eine effizientere Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen möglich.
Revisionssichere Archivierung
Der Begriff "revisionssicher" bedeutet in Bezug auf die REISSWOLF dok. suite., dass jedes Dokument
- unveränderbar archiviert wird,
- jederzeit wieder auffindbar ist
- nicht versehentlich oder beabsichtigt (durch Malware) unbrauchbar gemacht werden kann.
Alle Änderungen in der REISSWOLF dok. suite. werden lückenlos und transparent protokolliert. Bitte beachten Sie, dass Revisionssicherheit entlang Ihrer individuellen Datensituation eventuell auch ergänzender organisatorischer Maßnahmen bedarf.
Die mobile Lösung für Ihr digitales Dokumentenmanagement.
Die REISSWOLF dok. suite. gibt es auch als App. So haben Sie Ihre wichtigen Dokumente jederzeit griffbereit mit dabei. Sie können Ihre Unterlagen abrufen, Briefpost einsehen sowie alle Dokumente mobil bearbeiten und verwalten. Die App gibt es sowohl für Ihr Android-Gerät als auch für iOS-Devices.
