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Datendigitalisierung professionell umgesetzt
Datendigitalisierung professionell umgesetzt

einfach. machen.

Gemeinde Flaurling setzt Datendigitalisierung aller Bauakten erfolgreich um

Flaurling, eine kleine Gemeinde mit ca. 1.300 Einwohnern im Nahbereich der Tiroler Landeshauptstadt Innsbruck, hat seit dem Jahr 1930 erfolgreich alle Bauakten digitalisieren lassen. Die Datendigitalisierung aller Planunterlagen erleichtert die Arbeit für alle Gemeindemitarbeiter enorm.

Leistungen

  • Digitalisierung von 363 Stück Bauakten mit über 30.000 Seiten und 1.350 Pläne
  • Dokumente im Format A5 bis A0
  • Scannen mit Hochleistungsscannern
  • Verbesserung der Dokumenten-Qualität
  • Einfache Bearbeitung der neu digitalisierten Dokumente
Datendigitalisierung Bauakten
Datendigitalisierung Bauakten

Jede Bautätigkeit bringt die Notwendigkeit mit sich, alte Dokumente auszuheben und/oder neue Dokumente abzulegen. Die zunehmende Reglementierung erhöht den Platzbedarf in der Archivierung und erfordert ein klares Ordnungssystem. Die Idee der Datendigitalisierung geisterte daher schon länger im Gemeindeamt Flaurling umher. Den endgültigen Ausschlag gab dann die Übersiedlung des Gemeindeamtes in ein neues Gebäude.

Die Verfügbarkeit von Informationen wird auch für Gemeinden immer wichtiger. Bei den Bauakten handelt es sich um Unterlagen zu Bauprojekten im gesamten Gemeindegebiet. Die ältesten Unterlagen stammen aus dem Jahr 1930.

Die Informationen aus den Bauakten und deren rasche Verfügbarkeit sind für die Gemeinde sehr wichtig.

 

 

» Die Planunterlagen in digitaler Form erleichtern die Arbeit enorm. «

 

 

Die Umsetzung der Datendigitalisierung

Dokumente scannen und archivieren lassen

REISSWOLF lieferte Archivkartons für die physischen Bauakten und holte sie in vereinbarten Chargen zur Datendigitalisierung ab. Für die Abwicklung wurde ein genauer Terminplan vereinbart und dieser wurde auch exakt eingehalten.

Insgesamt galt es 363 Stk. Bauakte mit über 30.000 Seiten an Dokumenten und 1350 Plänen zu digitalisieren. Die Akten und Pläne liegen in verschiedenen Formaten von DIN A5 bis DIN A0 vor. Die Dokumente wurden mit modernsten Hochleistungsscannern und speziell für Großformate geeigneten Scannern digital erfasst. Eine große Herausforderung bestand in der unterschiedlichen Qualität der Originale, die aber während des Scanvorgangs meist verbessert werden konnten.

Anschließend brachte REISSWOLF Österreich die physischen Unterlagen mit einem Sicherheitstransport zur Gemeinde zurück. Die gescannten Daten wurden über die KUFGEM, ein Unternehmen welche  IT-Services für Kommunen anbietet, in den bestehenden elektronischen Bauakt eingespielt. Damit war sichergestellt, dass die MitarbeiterInnen der Gemeinde Flaurling sicheren Zugriff auf die digitalisierten Akten haben.

Die Vorteile der Datendigitalisierung

Datendigitaliserung für Unternehmen

Alle gescannten Dokumente werden in PDF abgespeichert und verfügen über die Möglichkeit einer  automatischen Texterkennung. Dies macht eine vereinfachte Suche nach Dokumenten und Stichworten möglich und die MitarbeiterInnen der Gemeinde Flaurling können selbst alte Akten sehr einfach wiederfinden. Dadurch fällt eine lange Suche nach alten Ordnern weg.

Außerdem konnte durch die Datendigitalisierung der Baupläne die Handhabung von unterschiedlichsten Formaten sehr vereinfacht und die Bildqualität der Pläne verbessert werden.

Jetzt liegen die Bauakten digital vor, wodurch ein sofortiger Zugriff, auch von mehreren Nutzern zeitgleich von verschiedenen Orten, gewährleistet ist.


Dies sagt die Gemeinde

Datendigitalisierung Flaurling

„Das Projekt Datendigitalisierung der vorliegenden Bauakte lief vom ersten Gespräch bis zur Retournierung nach dem Scan ausgezeichnet. Die Reisswolf-Mitarbeiter standen bei Bedarf mit Rat und Tat zur Verfügung, die Vereinbarungen wurden immer eingehalten. Wir haben uns bereits viel Sucharbeit erspart, um unseren Bürgern ein rasches und effizientes Service bieten können. Unserer weiteren Zusammenarbeit mit der Firma Reisswolf sehen wir mit Freude entgegen“, meint Amtsleiter Josef Gruber.

 

Über die Gemeinde Flaurling:

Flaurling ist ein Dorf mit ca. 1300 Einwohnern im Nahbereich der Tiroler Landeshauptstadt Innsbruck, das seinen ländlichen Charakter bewahrt hat. Sehenswert ist der historische Ortskern mit einigen denkmalgeschützten Gebäuden. Ein besonderes Juwel ist der Ris-Gebäudekomplex bestehend aus dem einstigen Jagdschloss Kaiser Maximilians, dem barocken Risgarten, der ursprünglich barocken und im neugotischen Stil restaurierten Kapelle sowie dem Ansitz Risenegg.

Die einheimische Bevölkerung und die zunehmend steigende Zahl an zugezogenen Familien schätzen die Vorzüge einer angenehmen Dorfgemeinschaft verbunden mit der guten öffentlichen Anbindung an die lokalen wirtschaftlichen Zentren. Die Gemeinde Flaurling nimmt die mit dieser Entwicklung verbundenen Herausforderungen im gesellschaftlichen, infrastrukturellen und digitalen Bereich gerne an.