Entsorgen oder archivieren - 3 hilfreiche Tipps für die perfekte Organisation

Daten. Leben.

Entsorgen oder archivieren - 3 hilfreiche Tipps für die perfekte Organisation

Der Sommer bietet Unternehmen die ideale Möglichkeit Aktenbestände auf den aktuellen Stand zu bringen und alte Unterlagen sowie Dokumente zu archivieren oder entsprechend datensicher zu vernichten. Damit dies reibungslos funktioniert, bedarf es einer guten Organisation. Für eine optimale Umsetzung der Büro-Organisation haben wir drei hilfreiche Punkte zusammengefasst, die Sie dabei unbedingt beachten sollten.

Die ideale Organisation und professionelle Aktenvernichtung

I. Kategorisierung und Sortierung

Wie sieht es bei Ihren Unterlagen mit der Kategorisierung aus, haben Sie klar festgelegte Kategorien-Standards? Geeignete Kategorien helfen Ihnen festzulegen, wo und wie die Unterlagen einzusortieren sind und wo sie wiedergefunden werden können. Benennen Sie die jeweiligen Akten oder Dokumente und halten Sie die Fakten in einem Aktenplan fest. Mögliche Kategorien könnten sein:

  • chronologisch nach Zeit
  • nach Kundennamen
  • nach Inhalten und Themen
  • nach Projekten

Die Bezeichnung kann beispielsweise alphabetisch, numerisch oder eine Kombination aus beidem sein.

Aber nicht alles muss immer archiviert werden. Überlegen Sie sich vorher genau, welche Dokumente noch sinnvoll sind und welche Dokumente vernichtet werden können. Achten Sie dabei auf die Datenschutzgrundverordnung. Denn sobald die Dokumente personenbezogene Daten beinhalten, dürfen diese nicht über den Hausmüll entsorgt werden. Gerne übernehmen wir bei Ihnen die professionelle Aktenvernichtung und sorgen für eine DSGVO-konforme Durchführung.

Wir stellen Ihnen dazu zum vereinbarten Zeitpunkt einen Sicherheitsbehälter zur Verfügung. Je nach Vereinbarung befüllen Sie den Behälter sofort oder stellen ihn bis zu fünf Werktage in Ihren Räumlichkeiten auf. In jedem Fall holen wir den von Ihnen befüllten Sicherheitsbehälter wieder per LKW ab und vernichten Ihre Dokumente datenschutzkonform in unseren Großschredderanlagen.

II. Aufbewahrungsfristen beachten und Verfallsdatum festlegen

Professionelle Aktenvernichtung

Es gibt Dokumente, die unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Diese müssen Sie bei einer etwaigen Archivräumung unbedingt beachten. Folgende Fristen sind dabei einzuhalten.

  • Buchhaltungsunterlagen                                                                   7 Jahre
  • Belege/Rechnungen                                                                         7 Jahre
  • Unterlagen iZm mit elektronisch erbrachten Leistungen                     10 Jahre
  • Unterlagen iZm Grundstücken gem. Umsatzsteuergesetz                   22 Jahre

 

Abgesehen von der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist sollten Sie am besten vorab schriftlich definieren, welche Dokumente Sie wie lange aufbewahren möchten. Wenn Sie ein Dokument, einen Ordner oder einen Karton ins Archiv geben, schreiben Sie das „Verfallsdatum“ direkt mit drauf. So lässt sich am Ende dieser Frist das jeweilige Archivgut schneller entsorgen.

Wenn Sie Dokumente vernichten, empfiehlt sich ein fixer Entsorgungstermin, an dem alle abgelaufenen Akten – am besten von einer eigens dafür zuständigen Person – vernichtet werden. Achten Sie auch hier auf eine professionelle Aktenvernichtung.

III. Verantwortlichkeiten definieren

Je nachdem, wie viel und wie oft in Ihrem Unternehmen archiviert wird, kann es sinnvoll sein, dafür einen Beauftragten zu bestimmen, anstatt jeden Mitarbeiter archivieren zu lassen. Beispielsweise kann pro Abteilung

  • die Assistenz
  • bzw. das Sekretariat
  • bzw. der Abteilungsleiter

beauftragt werden. So stellen Sie sicher, dass das Archivieren einheitlich gehandhabt wird und kein Durcheinander entsteht.

Professionelle Aktenvernichtung – Der Prozess

Alle unsere vier Standorte verfügen über Hochleistungsschredder. Jeder Standort ist mit einer Sicherheitsschleuse ausgerüstet und videoüberwacht. Zudem ist eine strenge und dokumentierte Zugangskontrolle selbstverständlich.

Schritt 1: Sie geben Ihre Bestellung zur Akten- oder Datenträgervernichtung direkt in unserem Webshop oder per Anfrage auf unserer Webseite auf. Freilich können Sie den REISSWOLF-Standort in Ihrer Nähe auch telefonisch kontaktieren.

Schritt 2: Eine Mitarbeiterin bzw. ein Mitarbeiter von REISSWOLF kontaktiert Sie. In einem ersten Gespräch klären wir mit Ihnen Ihre Wünsche und Bedürfnisse ab. Dabei besprechen Sie mit unserem Berater die Art der Räumung, das Volumen und den Zeitraum der Leerungen.

Schritt 3: Zum vereinbarten Zeitpunkt erhalten Sie den Sicherheitsbehälter per LKW von uns zugestellt.

Schritt 4: Je nach Vereinbarung befüllen Sie den Behälter sofort oder stellen ihn bis zu fünf Werktage in Ihren Räumlichkeiten auf oder nutzen die kostengünstige Möglichkeit einer längerfristigen / wiederkehrenden Bereitstellung.

Schritt 5: In jedem Fall holen wir den von Ihnen befüllten Sicherheitsbehälter wieder per LKW ab und vernichten die Dokumente datenschutzkonformen in unseren Großschredderanlagen.

Schritt 6: Sie erhalten von uns ein Vernichtungszertifikat.

Die von Ihnen zur Verfügung gestellten Akten werden geschreddert, im Verarbeitungsprozess mehrfach verwirbelt und anschließend unter hohem Druck zu transportfähigen Ballen verpresst, die dann dem Papierrecycling zugeführt werden.

Möchten Sie jetzt Ihre Dokumente vernichten? Wir kümmern uns gerne um die professionelle Aktenvernichtung!