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Daten. Leben.

Weniger Papier, mehr Zeit - in 4 Schritten zum papierlosen Büro

Das Konzept eines papierlosen Büros ist derzeit sehr beliebt. Unternehmen, die ein papierloses oder papierreduziertes Büro umsetzen möchten, verzichten bewusst auf Papier und ersetzen papiergebundenen Dokumente durch EDV-gestützte Verfahren. Damit dies reibungslos funktioniert und alle wichtigen Dokumente des Unternehmens auch während des Umstellungsprozesses erhalten bleiben, gilt es vorab einige wichtige Punkte zu beachten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie in nur vier Schritten von der Idee zur Umsetzung gelangen können.

 

4 Schritte zum papierlosen Büro

 

1. Analyse: Zu Beginn gilt es, sich einen Überblick zu verschaffen. Dabei muss in jeder Abteilung überprüft werden, wo von wem wie viel Arbeit auf Papier erledigt wird und wie hoch der Papierbestand ist. Dabei ist entscheidend zu unterteilen, welche Dokumente Sie in digitale Form bringen, welche Sie datenschutzkonform vernichten und welche Sie archivieren möchten.  

2. Digitale Daten-Ordnung schaffen: Damit alle digitale Dokumente nach dem Einscannen auch wieder gefunden werden, bedarf es eines übersichtlichen Ordnungssystems. Im Prinzip ist festzulegen, welche Abteilung welche Dokumente benötigt und dafür jeweils einen Speicherplatz zu definieren.

3. Digitalisierung der Papierdokumente: Ab jetzt übernehmen wir. Wir digitalisieren Ihre kompletten Dokumente in höchster Qualität. Dabei können wir alle Formate bis einschließlich A0 einscannen – selbst Baupläne oder andere Sonderformen sind möglich. Auch die Feinarbeit und das Vorbereiten der Akten, wie beispielsweise das Entfernen von Klammern und Heft-Systemen, übernehmen wir. Sie erhalten jedes Dokument einzeln als PDF. Durch die automatische Texterkennung können Sie mittels Stichwortsuche alle Dokumente leicht nach wichtigen Informationen durchsuchen. Auch Ihre persönlichen Farb-Markierungen, die Sie am Original-Papier vorgenommen haben, sind weiter sichtbar.

4. Arbeiten in der Cloud: Eine sichere Cloud ist für ein papierloses Büro ein wichtiges Instrument. Mit unserem innovativen REISSWOLF f.i.t. Cloud Archiv machen wir effizientes und papierloses Arbeiten möglich. Damit können Sie und Ihre Mitarbeiter weltweit und sicher auf alle Dokumente zugreifen, sie revisionssicher bearbeiten und speichern. Dies ermöglicht Ihnen effiziente Workflows und agile Teamarbeit auch über räumliche Distanzen hinweg.

5. Papierentsorgung: Nachdem alle Ihre Daten sicher gespeichert sind, geht es an die Weiterverarbeitung der Originaldokumente. Sie entscheiden, welche Ihrer Dokumente datenschutzkonform in unserer Schredder-Anlage vernichtet und welche in unseren österreichweiten Hochsicherheitsarchiven eingelagert werden sollen.

Sind Sie bereit für eine papierlose Zukunft?

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