Symbolfoto (Banner) zur Digitalisierung von REISSWOLF
Daten. Leben.

Geoconsult digitalisiert über 50.000 Pläne und 4.400 Ordner

Das international renommierte und unabhängige Planungsbüro Geoconsult, welches weltweit Ingenieurdienstleistungen erbringt, hat REISSWOLF Österreich damit beauftragt, über 50.000 Baupläne sowie rund 4.400 Ordner zu digitalisieren. Im Anschluss waren rund 1000 Kartons in einem REISSWOLF Hochsicherheitsarchiv zu archivieren.

Leistungen

  • Digitalisierung von 50.800 Plänen und 4.400 Ordner
  • Dokumente im Format A5 bis A0
  • Scannen mit Hochleistungsscannern
  • Verbesserung der Dokumente-Qualität
  • Einfache Bearbeitung der neu digitalisierten Dokumente
  • Sichere Archivierung von rund 1000 Kartons

Die Ausgangssituation

Das Unternehmen Geoconsult wurde 1973 gegründet und hat seither mehrere tausend erfolgreich abgewickelte Projekte in über 50 Staaten der Welt umgesetzt. Ein Profi in der Bauplanung und -abwicklung.

Jede Bautätigkeit bringt die Notwendigkeit mit sich, alte Dokumente auszuheben und/oder neue Dokumente abzulegen. Dies erfordert einen enormen Platzbedarf in der Archivierung und erfordert ein klares Ordnungssystem. Denn die Informationen aus den Bauakten müssen stets zur Verfügung stehen.

 

»Die Durchsuchbarkeit der digitalisierten Texte stellt für uns einen nicht bezifferbaren Mehrwert dar «

 

Die Umsetzung der Digitalisierung

REISSWOLF lieferte Archivkartons nach Salzburg zum Unternehmenssitz von Geoconsult. Damit konnten die Unterlagen zum Transport in Ruhe vorbereitet werden, welche in vereinbarten Chargen zur Digitalisierung abgeholt wurden. Für die Abwicklung wurde ein genauer Terminplan vereinbart und dieser wurde exakt eingehalten.

Insgesamt galt es rund 50.800 Baupläne und 4.400 Ordner zu digitalisieren. Die Akten und Pläne lagen in verschiedenen Formaten von DIN A5 bis DIN A0 vor. Die Dokumente wurden mit modernsten Hochleistungsscannern und speziell für Großformate geeigneten Scannern digitalisiert. Eine große Herausforderung bestand in der unterschiedlichen Qualität der Originale, die aber während des Scanvorgangs meist verbessert werden konnte.

Anschließend wurde ein Teil der physischen Unterlagen in einem Hochsicherheitsarchiv von REISSWOLF Österreich gelagert und der Rest mit einem Sicherheitstransport zurück in das Unternehmen geliefert. Die gescannten Daten wurden über einen SFTP-Server von REISSWOLF übergeben.  Damit war sichergestellt, dass die MitarbeiterInnen von Geoconsult sicheren Zugriff auf die digitalisierten Akten haben.

Digitalisierung und ihre Vorteile

Sind alle Dokumente als PDF abgespeichert, ist eine schnelle Suche nach Stichworten möglich. Denn die gescannten Daten verfügen über eine automatische Texterkennung. Dadurch ist es für die MitarbeiterInnen von Geoconsult möglich, selbst ältere Akten sehr einfach wiederzufinden. Eine enorme Zeitersparnis ist das Ergebnis, denn die lange Suche nach alten Dokumenten fällt weg.

Zudem konnte durch die Digitalisierung der Pläne die Handhabung unterschiedlichster Formate sehr vereinfacht und die Bildqualität der Pläne verbessert werden.

Durch die Digitalisierung konnte  im Unternehmen wertvoller Lagerplatz eingespart werden und zusätzlich profitieren die Mitarbeiter durch die Verfügbarkeit der digitalen Daten von einer effizienteren Arbeitsweise.

 


Feedback

In pandemiebedingt schwierigen Zeiten in Bezug auf Kontakte war Reisswolf für uns der kompetente Ansprechpartner. Mit minimalen Kontaktpunkten bei den Datenübergaben und einer für uns nahezu unglaublichen Geschwindigkeit bei der Digitalisierung wurden unsere Erwartungen bei Weitem übertroffen. Eine Digitalisierung dieser Datenmengen wäre für uns neben dem laufenden Betrieb nicht realistisch umsetzbar gewesen. Die Durchsuchbarkeit der digitalisierten Texte stellt für uns einen nicht bezifferbaren Mehrwert dar – die Hürde des verstaubten Kellerraums kann dadurch aus der Welt geschafft werden und unser Archiv wird dadurch wiederbelebt und zu einer Wissensquelle, die es immer sein soll.

(Thomas Flandera, Teamleiter Modellierung)